도봉구 평생학습 서포터즈 김영순 기자

도봉구 평생학습관에서는 도봉구 평생학습 서포터즈 ‘평생이음 기자단’ 2기 양성과정이 온라인(Zoom)으로 한창 진행 중이다. 또, 도봉구민청에서는 ‘구민운영단’ 2기 교육이 마무리 되어 새로운 프로젝트를 준비 중이다. 이렇듯 사회적 거리두기 기간에도 평생학습은 곳곳에서 조금씩 이뤄지고 있다. 10월 중순 모두의 거리두기도 1단계로 낮춰지고 도봉구민청에서도 5명 이하 소모임은 다시 모일 수 있게 되는 등 평생학습에 숨통이 트이는 듯한 모양새다.

도봉구민청에서는 거리두기 기간 동안 구민운영단 중 일부가 진행하는 ‘온택트 교육’을 촬영하였다. 촬영된 내용은 11월 유튜브를 통해 공개될 예정인데, 필자도 그 한사람으로 ‘집콕업무자를 위한 문서작성법’이라는 주제로 짧게 강의에 참여하였다. 최근 집에서 작업을 하는 업무자가 많은데 간단한 팁으로 업무에 작은 도움이 되었으면 하는 바램으로 글로도 남겨 본다.

필자는 한글, MS Word 관련서적을 몇 권 집필하였고, 워드프로세서에 관한 블로그와 밴드 등을 운영하거나 한컴마스터, MS MVP(Word 부문 국내 최초), 네이버 파워지식인 등을 수상한 경력이 있다. 전문 강사는 아니지만 문서 실무자로서 오랜 노하우가 있고 그에 관한 기술들이 믿을 만하다는 얘기다.

서식파일을 이용하자!

우선 많은 문서를 만나보는 것이 좋다. 문서에 대한 겁을 없애고 다양한 기능을 구경할 수 있다. 문서는 포털의 검색으로 충분히 다양하게 찾아볼 수 있으나 추천하는 것은 서울시나 도봉구 등의 공공기관에서 ‘hwp’로 검색하면 찾을 수 있는 공문서를 소스로 사용해 보는 것이다. 사실 회사나 기관이나 평소 사용하는 문서의 모양은 대략 비슷비슷하다고 할 수 있으니 말이다.

우리는 흔히 사용하는 문서를 서식파일로 저장할 수 있다. 한글은 hwt, 워드는 dotm, 엑셀은 xltm, 파워포인트는 potx(매크로를 추가할 수 있는 파일은 m이 붙는다) 등 서식파일은 ‘t’가 붙는다. 모든 프로그램에서 ‘다른이름으로 저장’의 ‘파일 형식’을 변경하면 서식파일로 저장할 수 있다.

서식파일은 그 문서를 기초로 해서 다른 문서를 만들기 위한 문서로 열면 새 문서로 열린다. 한글파일(hwp)의 경우 그렇지 않지만, 예를 들어 워드의 dotx 파일을 열면 그 파일로 열리는 것이 아니라 새 문서로 열리게 된다. 서식파일이기 때문이다. 한글은 문서마당([Ctrl]+[Alt]+[N])의 꾸러미로 등록하여야 그렇게 된다.

한글 ‘문서 마당’ 꾸러미 위치 : C:\Users\admin\AppData\Roaming\HNC\User\Shared110(각버전)\HwpTemplate\Doc\ko-KR\새꾸러미

서식파일은 우리 모두가 사용하고 있다. 한글이나 워드 등을 열면 열리는 ‘빈 문서’가 바로 서식파일(normal)에서 열린 문서이다. 이 서식파일에 ‘함초롬바탕’체의 ‘160%’ 줄간격이 지정되어 있다면 모든 새 문서가 이 서식으로 시작된다. 본인이 가장 잘 사용하는 용지와 여백([F7]), 제목의 서식([F6]), 주로 쓰는 표 모양, 반복해서 쓰는 글머리 기호 등을 입력해 놓은 서식파일을 만들어 놓아보자. 문서를 시작하는 많은 수고를 덜어볼 수 있다.

상용구를 이용하자!

상용구는 자주쓰는 문구, 표, 그림, 도형, 머리말&꼬리말 등을 ‘등록’해 놓고 쓰는 것이다. 예를 들어 평생학습관에 관한 글을 쓰는데, ‘평생학습관’이라는 단어가 30번 정도 나왔다고 하자. 이 단어를 상용구에 등록해 놓으면 단축키로 쉽게 계속해서 입력할 수 있다. 마치 어딘가에 [Ctrl]+[C]를 해놓은 것처럼...

상용구는 ‘글자상용구’와 ‘본문상용구’가 있는데, 다 필요없고 재사용할 부분을 블록 지정해서 [Alt]+[I]만 하면 된다. 한 글자도 상관없고 1000p도 가능하다. 필자같은 경우는 새로운 제목 띠가 생기면 주로 만들어 놓는데, 스타일 등 서식을 모두 적용해 놓고 등록해두면 서식까지 그대로 이용할 수 있어서 10번 작업할 것을 한 Key로 해결할 수 있다.

상용구는 블록 지정 후 [Alt]+[I] 해서 등록하고, 준말입력 후 [Alt]+[I] 해서 사용한다. 준말은 한글, 영어, 한자, 기호, 빈칸 등 어떤 글자도 상관없다. ※ MS Word에서는 [Alt]+[F3]을 이용한다.

그리기마당에 등록
등록할 개체가 표가 아닌 ‘그림’이나 ‘도형’ 또는 그룹화된 ‘그리기’라면 ‘그리기마당’에 등록할 수도 있다. 개체를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 [그리기마당에 등록]하고 [입력]-[그림▼]-[그리기마당]에서 불러온다. 이러한 그리기나 클립아트, 서식파일 등은 최신 버전이라면 [파일]-[문서시작 도우미] 또는 [도구] 메뉴의 [한컴애셋]에서 다양하게 찾아볼 수도 있다. ※ 저작권에 주의!

모양을 따오자!

서식이나 개체의 모양을 따 올 수 있다. 서식은 [Alt]+[C] 모양 복사를 이용한다. 서식에는 글꼴과 줄간격만 있는 것이 아니다. 서식은 크게 ‘글자모양’과 ‘문단모양’으로 나뉘지만 글자모양에는 글꼴, 자간, 장평 등, 문단모양에는 줄간격, 정렬, 여백, 번호, 탭, 테두리 등 엄청난 명령들이 포함되어 있다. 어떤 서식을 똑같이 사용하려면 이 많은 명령을 찾아 동일하게 적용할 것이 아니라 모양 복사를 이용하면 된다.

• 아래한글(모양복사) : [Alt]+[C]로 복사 후 사용할 곳을 블록 지정하여 [Alt]+[C]를 누른다. 표 모양도 복사된다.
• 아래한글(개체모양복사) : [Alt]+[Shift]+[C]로 복사, [Alt]+[Shift]+[V]로 붙이기 한다. 선모양, 크기, 채우기, 효과 등이 복사된다.
• MS워드(서식복사) : [Ctrl]+[Shift]+[C]로 복사하여 [Ctrl]+[Shift]+[V]로 붙이기 한다. 물론 서식만 복사된다.

문서를 제대로 작성하려면 서식을 이렇게 일일이 지정하지는 않는다. 사실 문서는 몇 가지 서식으로 통일하는 것이 좋은데, 그 몫은 ‘스타일’이 한다. 스타일은 서식의 세트상품이라고 할 수 있다. 새 문서의 서식이 ‘함초롬바탕’, ‘160%’ 줄간격인 것은 사실 서식파일(normal.hwt) 내의 스타일 중 ‘바탕글’ 스타일이 이 서식이기 때문이다. 바탕글은 모든 문서의 기본서식으로 문서마다 변경할 수 있고 [Ctrl]+[1] 이라는 변하지 않는 단축키를 가지고 있다. 어디서든 기본서식으로 돌아가려면 [Ctrl]+[1]을 누르면 되는 것이다. 이러한 최강 편집기술 스타일을 사용하는 방법 역시 간단하다.

• 새스타일만들기 : 자주 사용할 서식에 커서를 두고 [F6], [Insert], [Enter]를 차례로 누른다. 메뉴에도 있다([서식]-[스타일]).
• 기존스타일 변경하기 : [F6] 대화상자를 열어, 기존 스타일을 선택 후 [편집하기](아래 옵션 중 연필모양) 하면 언제든 수정할 수 있고, 그 스타일이 적용된 모든 문단이 일괄 변경된다. 스타일은 통일이다.

문서의 시작...

문서를 처음 작성하기 전에 [F6]을 눌러 ‘바탕글’을 수정해 놓고 시작해 보자. 바탕글은 그 문서의 분위기를 결정짓는다. 아래한글은 스타일이 워드와 같이 복잡하지 않고 단축키([Ctrl]+[1]~[0], [Ctrl]+[Alt]+[1]~[0])로 쉽게 사용할 수 있기 때문에 어려워 할 필요가 없다. 필자는 한글 문자만큼이나 ‘아래아한글’ 워드프로세서를 자랑스럽게 생각하는데, 표를 주로 사용하여 편집하는 우리 문서에 적합하고 단축키가 많아 빠르고 간편하다. 반드시 국산 프로그램이기 때문이 아니라 편해서 쓸 수밖에 없고 그래서 공문서나 출판 문서 등 대부분의 문서에 널리 사용되고 있다고 생각한다. 문서를 작성하는데 너무 많은 시간을 투자하고 있다면 어렵게 생각하지 말고 위의 세 가지 팁을 숙지해 보자. 단축된 시간을 아이디어로 채울 수 있을 것이다.
※ 질문 : 블로그, 밴드 ‘밍모의 워드프로세싱’